Teilnehmermanagement & Eventakkreditierung
Das Teilnehmermanagement ist das A & O einer Veranstaltung. Ein reibungsloser Ablauf bei der Registrierung und Akkreditierung und eine hervorragende Gästebetreuung sind die ersten wichtigen Impulse für die Zufriedenheit Ihrer Gäste. Diese wirkt sich auf die gesamte Veranstaltung aus. Der erste Eindruck zählt bekanntlich.
Die Abwicklung und den Umfang des Teilnehmermanagements gestalten wir ganz nach Ihren Wünschen und Anforderungen.
Im Ersten Schritt unterstützen wir Sie gerne bei der konzeptionellen Arbeit für das Teilnehmermanagement. Das Layout der Werbemittel wird entsprechend des Corporate Designs Ihres Unternehmens angepasst. Mögliche Bausteine für die Gestaltung können
- Save-the-Date Karte
- Einladungskarte
- Newsletter
- Dankesschreiben
- und eine extra für Ihre Veranstaltung professionell angelegte Homepage
sein.
Die Homepage kann, über die Eventakkreditierung hinaus, auch für weitere Module genutzt werden. Eine kurze Darstellung des Programms, die Anfahrtsbeschreibung oder als Rückblick der Veranstaltung mit einem angelegten Fotoarchiv, die Vielfältigkeit setzt Ihnen hier keine Grenzen.
Darüber hinaus umfasst unser Leistungsspektrum auch den Druck und den Versand der Werbemittel. Die Zustellung kann über den klassischen Postweg erfolgen oder aber auch als E-Mail Kampagne angelegt werden, mit der Sie auch weitere Newsletter an Ihre Gäste versenden können.
Jede Einladung kann mit einem persönlichen Code gedruckt werden, mit dem sich der Gast auf der Homepage registrieren kann. Im Anschluss an die Registrierung wird automatisch eine Bestätigungsmail mit einem personalisierten E-Ticket versendet, welches in ausgedruckter Form am Veranstaltungstag vorliegen muss. Das E-Ticket kann individuell nach Ihren Vorgaben gestaltet werden, hierzu zählt vor allem die Positionierung Ihres Firmenlogos, um das Corporate Design auch an dieser Stelle zu vervollständigen.
Zeitersparnis durch den Einsatz eines Systems für das Teilnehmermanagement
Leistung aus einer Hand. Zusagen, Absagen, Stornierungen und Änderungswünsche treffen fast täglich ein und müssen abgearbeitet werden. Wir behalten für Sie den Überblick und informieren Sie über den aktuellen Stand der Rückmeldungen. Die Betreuung Ihrer Gäste mit dem entsprechenden Service steht dabei für uns im Mittelpunkt.
Die Abwicklung des Teilnehmermanagements auf der Veranstaltung setzen wir mit den höchsten technischen Standards um. Hierfür greifen wir auf eine qualitativ hochwertige Hard- und Software zurück.
An unseren Empfangscountern, auf Wunsch auch mit Ihrem Firmenlogo gebrandet, begrüßt unser geschultes Personal Ihre Gäste, scannt das E-Ticket und sorgt so für einen reibungslosen und vor allem zeitsparenden Ablauf. Lange Warteschlagen und die lästige Suche nach den Namen auf der Gästeliste können durch diese Umsetzung vermieden werden.
Durch die Echtzeitübermittlung werden die akkreditierten Gäste in einer Datenbank erfasst, mit Hilfe derer nach der Veranstaltung die finale Teilnehmerzahl ermittelt werden kann. Für einen kompetenten Abschluss des Teilnehmermanagements stellen wir Ihnen diese für die Nachbereitung der Veranstaltung zur Verfügung. Die professionelle Umsetzung des Teilnehmermanagements wurde unter anderem bereits für die Eröffnung des Druckzentrums Braunschweig und für die Media Night Hannover genutzt.
Neben der Registrierung für geladene Gäste, bieten wir für das Teilnehmermanagement auch die Abwicklung eines Ticketverkaufs. Dieser wird für Seminar, Konzerte und viele weitere Veranstaltungsarten genutzt, beispielsweise für die Hit-Radio Antenne Nichtraucherseminar und das Hit-Radio Antenne Open Air.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Abwicklung Ihrer Veranstaltung, egal in welcher Größenordnung. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich fachgerecht beraten.