Internationales Management Meeting

Im Mai 2019 haben wir für die Leithart Holding GmbH das Internationale Management Meeting in Heiligendamm an der Ostsee umgesetzt. Ausgangspunkt für das Meeting war die Auseinandersetzung mit dem Thema „lead to engage“. 150 Führungskräfte arbeiteten gemeinsam an den Unternehmenszielen. Tagsüber sorgten verschiedene Workshops für einen regen Austausch. Im Anschluss konnten die Teilnehmer bei der Molli-Münster-Tour die Umgebung kennenlernen. Yoga- und Meditationskurse sorgten für Entspannung. Das Highlight war jedoch die Trabbi-Rallye: An verschiedenen Stationen wurde der Ehrgeiz beim Bogenschießen, Crossboule und Putten geweckt. Abends sorgten unterschiedliche Eventformate für einen schönen Ausklang – vom Beach-Barbecue bis hin zum Galaabend unter dem Motto „All white affair“.
Vier produktive Tage voller Abwechslung, die das Teamgefühl gestärkt und für tolle Ergebnisse gesorgt haben.

Wir kümmerten uns um die Konzeption und Projektplanung vorab, über die Umsetzung und Betreuung vor Ort bis hin zur Nachbereitung. Full Service! Hier noch einmal etwas detaillierter beschrieben:

Die Location

Die richtige Location ist für ein Meeting oder eine Tagung essenziell.Vorab muss bestimmt werden, welche Räumlichkeiten benötigt werden und was dort stattfinden soll. Erst dann kann das Locationscouting beginnen und final bestimmt werden, welche Location für die Veranstaltung passend ist. Vorab haben wir mit dem Kunden die Örtlichkeiten besucht und die Gegebenheiten geprüft.Im Fokus standen hierbei, die richtigen Räumlichkeiten für das Meeting aber auch für das Unterhaltungsprogramm im Anschluss. Des Weiteren sollte die Umgebung für Ruhe und Entspannung sorgen, damit sich die Teilnehmer auf die Veranstaltung konzentrieren können. Heiligendamm, die "Weiße Stadt am Meer", hat sich in diesem Zusammenhang als besonders geeignet erwiesen.
Im Grand Hotel Heiligendamm erwarten die Gäste Räumlichkeiten und Außenflächen mit außergewöhnlichem Ambiente. Mit einer Traumlage, direkt am Ostseestrand umgeben von dichten Buchenwäldern, bietet das Hotel nicht nur die passenden Tagungsangebote, sondern auch Natur und Erholung.  Die Teilnehmer haben hier die Möglichkeit auf Ruhe und Konzentration.

Planung, Organisation und Ablauf der Tagung

Management Meetings fördern die Vernetzung, dienen dem Wissenstransfer und bringen die Mitarbeiter gegenseitig auf den aktuellen Stand. Beim jährlichen Internationalen Management Meeting treffen sich Führungskräfte von diversen Standorten und aus den unterschiedlichsten Bereichen des Unternehmens, um gemeinsam an den Unternehmenszielen zu arbeiten. Ausgangspunkt für diese Veranstaltung war die Auseinandersetzung mit dem Thema „lead to engage“. Mitarbeiter zeigen ihre besten Leistungen, wenn sie sich gut fühlen und die richtigen „Werkzeuge“ zur Verfügung gestellt bekommen. Denn wenn Mitarbeiter sich für ihre Arbeit begeistern, führen sie das Unternehmen zum Erfolg. Keine Person kann die Begeisterung der Mitarbeiter mehr anregen als die Führungskraft. Das Meeting vor Ort wurde in verschiedene Themenfelder und Vortragsweisen aufgeteilt. Als Eventagentur haben wir die Tagung organisiert und strukturiert. Angefangen bei einem aussagekräftigem Imagevideo als Opener, über ein Sprechtraining für einzelne Redner, bis hin zu einem detaillierter Regieplan. Unser Moderator hat die Teilnehmer durch das Meeting geleitet und war das Bindeglied für die einzelnen Themenbereiche. Der renommierte Keynote-Speaker und Coach Marc Fernandes hat unterschiedliche Vorträge gehalten und ist mit den Teilnehmern in den Dialog gegangen. Die Unternehmensleitung sowie unterschiedliche Führungskräfte haben auf der Bühne in einer Talkrunde diskutiert und ihre Sicht in unterschiedlichen Präsentationen dargestellt.

Planung und Ablauf Workshops

Zwischen den Vorträgen haben die Teilnehmer in Workshops zum jeweiligen Thema passende Aufgaben bearbeitet und anschließend die Ergebnisse vorgetragen. Die Workshops sorgten für einen regen Austausch und einen abwechslungsreichen Tagesablauf. Bei den Workshops kamen unterschiedliche Kreativtechniken zum Einsatz. Wir haben zusammen mit unserem Kunden, die Workshops ausgearbeitet, vorbereitet und vor Ort umgesetzt. Welche Kreativtechnik eignet sich für welches Thema? Wie teilen wir die Gruppen ein? Wie sieht das Wegeleitsystem aus? Welche Materialen benötigen wir? Zwei Mitarbeiter von uns haben die Workshops vorbereitet und vor Ort das ganze koordiniert und unterstützt. Neben den Veranstaltungstechnikern, die für den optimalen Ton, das richtig Bild und eine gute Lichtstimmung gesorgt haben, waren unter anderem noch ein Fotograf und ein Kamerateam anwesend. Das Bildmaterial kann einerseits für die Mitarbeiter genutzt werden, die nicht vor Ort waren, andererseits aber auch für Imagefilme weiterverwendet werden.

Organisation von Mitarbeiter-Incentives

Neben der Tagung sorgt aber auch ein Freizeitprogramm für einen regen Austausch und Motivation. Im Anschluss der täglichen Meetings, haben wir als Eventagentur für ein abwechslungsreiches Angebot gesorgt. In Zusammenarbeit mit dem Hotel wurden Yoga- und Meditationskurse angeboten, sodass die Teilnehmer sich entspannen konnten. Des Weiteren gab es die Möglichkeit bei einer Führung diesen magischen Ort, an welchem sie die gesamten Aktionstage verbrachten, näher kennenzulernen. Eine weitere Option war die Molli-Münster-Tour. Wir haben für unseren Kunden, einen Sonderzug der Schmalspurbahn organisiert. Die Teilnehmer, wurden von unserem Mitarbeiter und einem Reiseführer vom Hotel abgeholt. Gemeinsam sind sie dann am Bahnhof, der direkt beim Hotel liegt, in den Zug gestiegen. Neben dem Fahrerlebnis an sich, spazierten die Teilnehmer bei einem Stopp durch Bad Doberan und besuchten das Wahrzeichen der Stadt: Den Bad Doberaner Münster. Er gehört zu den bedeutendsten Bauwerken der norddeutschen Backsteingotik und ist sehr sehenswert. Anschließend stiegen alle wieder in die Schmalspurbahn „Molli“ ein und fuhren gemeinsam zurück.

Das Highlight war jedoch die Trabbi-Rallye. Vorab haben wir hierfür die perfekte Routenplanung entwickelt, die einzelnen Standorte abgefahren und Absprachen mit den Grundbesitzern getroffen, die Kundenwünsche integriert, Anträge gestellt und uns um das leibliche Wohl der Teilnehmer gesorgt. 50 bonbonfarbene Trabbis wurden hierfür vor Ort bereitgestellt. Bevor die Teams starten konnten, mussten die Teilnehmer noch ihr kreatives Können unter Beweis stellen. Hierfür haben wir für die einzelnen Teams Kreativstationen aufgebaut. Mit unterschiedlichen Materialen wurde dort eine Team-Flagge bunt gestaltet. Nach einer kurzen Trabbi-Einweisung und der Erörterung des Ablaufs ertönte das Startsignal und die Teams brachen zu den ersten Stationen auf - ganz ohne Navigationssystem und mit lediglich einem Roadbook ausgestattet. An verschiedenen Stationen wurde der Ehrgeiz beim Bogenschießen, Crossboule und Putten geweckt. Die einzelnen Stationen wurden dabei durch uns betreut.

Eventkonzepte für das Abendprogramm

Neben den Maßnahmen zum Teambuilding sollte natürlich auch die Unterhaltung nicht zu kurz kommen. Hierfür entwickelten wir unterschiedliche Eventkonzepte für das Abendprogramm der Teilnehmer. Angefangen mit einem entspannten Welcome-Dinner, über ein Beach-Barbecue bis hin zum Galaevent am Abschlussabend unter dem Motto „All white affair“. Hierbei kümmerten wir uns als Full-Service Eventagentur um die Planung und Umsetzung bis ins kleinste Detail. Angefangen bei der Gestaltung der Speisekarten, über die Möbelauswahl und Dekoration, bis hin zum Unterhaltungsprogramm.

Beim Beach-Barbecue sorgten Loungemöbel und Strandkörbe, sowie Lichterketten und Fackeln für eine gemütliche Atmosphäre. Eine unterhaltsame Cocktailshow unterhielt die Gäste und es gab dadurch gleichzeitig leckere Drinks für alle Anwesenden. Vorab entwickelten wir für diesen Abend zusätzlich eine Schlechtwetter-Variante. Bei gutem Wetter sollte die Veranstaltung am Strand stattfinden und bei schlechtem Wetter wurde ein Zelt als Alternative gewählt. Beim Galaabend wurde ganz nach dem Motto „All white affair“, sowohl der Saal in weiß möbliert als auch die üppige Blumen- und Raumdekoration in Weiß gehalten. Und nicht nur die Künstler und der Moderator traten in weißer Kleidung auf, sondern alle Gäste hielten sich an das Motto und kamen in festlicher Abendgarderobe zur Veranstaltung.

Als Opener diente ein musikalisches Duo. Die Türen wurden geöffnet und die Saxophonistin und Cellistin liefen spielend durch den Raum und eröffneten glamourös den Abend. Bei einem 5-Gänge Menü wurden die Gäste bei passender Dinner-Musik von einer Live Band unterhalten. Neben der Abschlussrede von der Geschäftsführung war ein weiterer Unterhaltungspunkt die Siegerehrung der Trabbi-Rallye. Ein Zusammenschnitt aus dem Video- und Bildaufnahmen, der "just in time" vor Ort von unserem Videoteam produziert wurde, zeigte einen unterhaltsamen Rückblick der vergangenen Tage. Anschließend waren alle Teilnehmer so erheitert, sodass unerwartet eine Tanzfläche entstand. Unsere Liveband hatte hierbei wieder ein Feeling für das perfekte Entertainment in Kombination mit einer atemberaubenden Live-Performance. Sie reagierten ad hoc und sorgten mit den richtigen Songs für eine weiterhin volle Tanzfläche und ein unvergessliches Event. Zur späteren Stunde wurden die Gäste, die noch weiter feiern wollten, in eine neue Räumlichkeit geführt. Hier sorgte unser DJ dafür, dass die Gäste bis früh morgens das Tanzbein schwingen konnten.